ทำบัญชีหอพักยังไง? วิธีสรุปรายรับ-รายจ่าย-กำไรแต่ละเดือนแบบไม่ต้องจ้างนักบัญชี
เผยแพร่ 3 ส.ค. 2569 · อ่าน 6 นาที
เจ้าของหอพักหลายคนรู้ว่าหอตัวเอง "มีเงินเข้า" ทุกเดือน แต่ตอบไม่ได้ชัดๆ ว่าเดือนนี้กำไรจริงเท่าไหร่ เพราะไม่ได้บันทึกรายจ่ายอย่างเป็นระบบ บทความนี้พาดูว่าต้องบันทึกอะไรบ้าง คำนวณกำไรยังไง และเมื่อไหร่ที่ควรส่งข้อมูลให้นักบัญชีจริงๆ
สรุปสั้น (TL;DR)
- บัญชีหอพักพื้นฐานมี 2 ส่วน: รายรับ (ค่าเช่า+ค่าน้ำค่าไฟที่เก็บได้จริง) กับรายจ่าย (ค่าใช้จ่ายดำเนินการ+ค่าซ่อม+ค่าจ้าง)
- กำไรที่คำนวณแบบนี้คือกำไรกระแสเงินสด (cash-basis) ไม่ใช่งบการเงินที่นักบัญชีรับรอง
- ควรแยกรายจ่ายเป็นหมวดหมู่ตั้งแต่ต้น (ค่าจ้าง ค่าซ่อม ค่าน้ำ-ไฟส่วนกลาง ฯลฯ) จะสรุปง่ายกว่าย้อนไปแยกทีหลังมาก
- ปีสิ้นปีหรือตอนยื่นภาษี ควรส่งออกข้อมูลเป็น CSV ให้นักบัญชีจริง ไม่ใช่ใช้ตัวเลขนี้ยื่นภาษีเอง
1. บัญชีหอพักต้องบันทึกอะไรบ้าง
แยกเป็น 2 ฝั่งให้ชัดตั้งแต่ต้น จะสรุปกำไร-ขาดทุนได้ง่ายกว่ามารวมทีหลัง:
1.รายรับ — เงินที่เก็บได้จริง
ค่าเช่าที่จ่ายแล้ว (ไม่ใช่ยอดที่ออกบิล) ค่าน้ำ-ค่าไฟที่เก็บได้ ค่าปรับล่าช้า (ถ้ามี) — นับตามวันที่รับเงินจริง ไม่ใช่วันที่ออกบิล
2.รายจ่ายดำเนินการ
ค่าน้ำ-ไฟส่วนกลางที่หอต้องจ่ายให้การไฟฟ้า/การประปา ค่าจ้างพนักงาน ค่าอินเทอร์เน็ต ค่าทำความสะอาดพื้นที่ส่วนกลาง
3.รายจ่ายซ่อมบำรุง
ค่าซ่อมห้อง ค่าเปลี่ยนอุปกรณ์ แยกเป็นหมวดนี้ต่างหากจากรายจ่ายดำเนินการปกติ เพราะมักไม่สม่ำเสมอทุกเดือน
4.รายจ่ายประจำ (Recurring)
รายจ่ายที่จ่ายซ้ำทุกเดือนจำนวนเท่าๆ กัน เช่น ค่าเช่าที่ดิน ค่าประกัน ค่าติดตั้งระบบ — บันทึกครั้งเดียวแล้วให้ระบบคิดซ้ำอัตโนมัติทุกเดือนได้ ไม่ต้องพิมพ์ใหม่
2. สูตรคำนวณกำไร-ขาดทุนรายเดือน
สูตรพื้นฐานที่สุดที่เจ้าของหอควรรู้จำ:
กำไรสุทธิ = (ค่าเช่าที่เก็บได้ + ค่าน้ำค่าไฟที่เก็บได้) − (รายจ่ายดำเนินการ + รายจ่ายซ่อมบำรุง + รายจ่ายประจำ)
3. ทำไมต้องแยกหมวดรายจ่ายตั้งแต่ต้น
ถ้าจดรายจ่ายรวมกันเป็นก้อนเดียวในสมุดหรือ Excel จะตอบไม่ได้ว่าเดือนไหนค่าซ่อมพุ่งเพราะอะไร หรือค่าจ้างพนักงานคิดเป็นกี่ % ของรายรับ การแยกหมวดตั้งแต่ต้น (ดำเนินการ / ซ่อมบำรุง / ประจำ) ทำให้ย้อนดูแนวโน้มได้ทันทีโดยไม่ต้องมานั่งไล่จัดหมวดใหม่ทีละบรรทัดตอนสิ้นปี
4. ให้ระบบสรุปให้ ไม่ต้องนั่งรวมด้วยมือทุกเดือน
IslandDorm มีหน้ารายงานการเงินที่บันทึกรายจ่ายแยกหมวด (ดำเนินการ/ซ่อมบำรุง/ประจำ) แล้วสรุปกำไร-ขาดทุนรายเดือนให้อัตโนมัติจากเงินที่เก็บได้จริงในระบบ ไม่ต้องคัดลอกยอดจากหน้าบิลมาคำนวณซ้ำ พร้อมส่งออกเป็น CSV ให้นักบัญชีได้ทุกเมื่อ
อ่านคำว่า "กำไร" ให้ถูกต้อง
ตัวเลขกำไรที่คำนวณแบบนี้เป็นแบบกระแสเงินสด (cash-basis) คือเงินที่เก็บได้จริงหักรายจ่ายที่บันทึกไว้ — ใช้ตัดสินใจเรื่องเดินหน้าธุรกิจได้ดี แต่ไม่ใช่งบการเงินที่นักบัญชีรับรองตามมาตรฐานบัญชี ถ้าต้องยื่นภาษีนิติบุคคลหรือขอสินเชื่อ ควรส่งออกข้อมูลให้นักบัญชีจัดทำงบที่ถูกต้องอีกที
คำถามที่พบบ่อย
ทำบัญชีหอพักเองได้ไหม ไม่ต้องจ้างนักบัญชี
บันทึกรายรับ-รายจ่ายและดูกำไรกระแสเงินสดรายเดือนทำเองได้สบาย แต่ถ้าต้องยื่นภาษีนิติบุคคลหรือทำงบการเงินที่ถูกต้องตามมาตรฐาน ควรให้นักบัญชีช่วยจัดทำจากข้อมูลที่บันทึกไว้
ต้องแยกค่าน้ำค่าไฟหอกับค่าน้ำค่าไฟผู้เช่าไหม
ควรแยก — ค่าน้ำค่าไฟที่ผู้เช่าจ่ายคือรายรับ ส่วนค่าน้ำค่าไฟส่วนกลางที่หอจ่ายให้การไฟฟ้า/การประปาคือรายจ่าย ถ้าคิดปนกันจะดูกำไรจริงไม่ออก
รายจ่ายที่ยังไม่ได้จ่ายจริง ควรบันทึกไหม
บันทึกตอนจ่ายจริงจะตรงกับกระแสเงินสดจริง ถ้าต้องการดูภาระที่รอจ่าย ให้บันทึกแยกเป็นรายการค้างจ่ายไว้ต่างหาก ไม่ปนกับรายจ่ายที่จ่ายแล้ว
ต้องเก็บข้อมูลบัญชีไว้กี่ปี
โดยทั่วไปกรมสรรพากรกำหนดให้เก็บเอกสารบัญชี 5 ปี ควรปรึกษานักบัญชีหรือผู้เชี่ยวชาญด้านภาษีสำหรับกรณีของหอพักคุณโดยเฉพาะ
ให้ระบบสรุปกำไร-ขาดทุนให้ทุกเดือน
ทดลองใช้ IslandDorm ฟรี 60 วัน ไม่ต้องใส่บัตรเครดิต
เริ่มทดลองใช้ฟรี